Gestão do tempo: Um dragão que você precisa domar (Parte 3), Tic Tac o relógio não pára...

20/07/2017

 

Inspirada numa publicação do Matheus de Souza sobre como produzir conteúdos que ajudem as pessoas a resolverem problemas e enfrentar suas dores, vou me lançar a esse intento. Como disse na parte 1 dessa série, gestão é um tema amplo e permeia a vida de todo mundo. Mesmo que a pessoa não ocupe um cargo de liderança na empresa onde trabalha, todos gerimos alguma coisa: nosso tempo, nossa vida (nosso orçamento pessoal, nossa família, nossa saúde...). Minha missão hoje é provocar você a pensar sobre o TEMPO.

 

Administrar o tempo é uma arte que exige certa disciplina... sim isso mesmo, disciplina essa coisa meio chata... mas que você não chega a lugar nenhum sem ela. Somos procrastinadores contumazes. Adiamos, adiamos sempre que podemos. Hoje em dia lotados de distrações por todos os lados, arranjamos mais formas de justificar nossos adiamentos. O dia não ficou mais curto, nós é que nos perdemos nessas distrações.

Mimimi!!! É o nome daquele conjunto de desculpas que usamos para adiar todo tipo de coisa: exercícios físicos, o curso de inglês, a pós-graduação, aquele exame médico que era pra ser de rotina, a mudança do emprego que te faz infeliz, o relacionamento que já morreu mas você reluta em enterrar... 

 

Enfim, dá pra encher páginas... mas o relógio não para não é mesmo? E quando nos damos conta se passaram anos e não tomamos uma atitude. Isso aconteceu até hoje, porque agora convido você a mudar e proponho esse exercício. Vamos tentar analisar a gestão do tempo sob dois aspectos: um macro focando ações de vida e um micro focando na sua agenda diária (rotina), que provavelmente será decorrente das suas escolhas de macro vida. 

 

Quando for fazer o seu plano de gestão do tempo, recomendo fazer nessa ordem: primeiro macro, depois micro. 

Antes de escolher o caminho, descubra onde você quer chegar!

Visão macro do tempo... minha vida vista do espaço!

 

Quando queremos analisar nossa vida de uma forma mais ampla, não focamos no que vamos fazer dentro de uma semana. A gente passa a escala do tempo para meses ou anos. Então vamos juntos agora porque essa é uma receitinha de bolo:

 

1- Pegue uma folha de papel e relacione ali seus sonhos. Em coaching a gente costuma chamar essa lista de dream list. Não tente seguir nenhuma ordem, apenas pegue o papel e saia escrevendo seus top ten desejos de vida. 

2- Ok, agora que você já relacionou seus dez maiores sonhos, no mesmo papel organize-os segundo sua ordem de importância ou prioridade. Pense com calma!

3- Agora selecione os cinco sonhos mais prioritários, aqueles que ganharam os números de 1 a 5 na sua lista de importância, e vamos transformá-los em metas. Isso mesmo, metas pra perseguir e conquistar. Vamos verificar se elas são SMART - sigla em inglês para específico, mensurável, realista, atingível e temporal (specific, measurable, attainable, relevant, time-based). Você coloca no papel os sonhos (agora metas) e faz as cinco perguntas SMART. Sua resposta tem que ser sim para todas as perguntas. 

 

Metas SMART - sua meta é...?

 

Específica - sua meta precisa ser específica ex: comprar um carro não é específico (o carro que você sonha custa 30 ou 130mil?), mas comprar um carro Toyota Corolla é. Comece com um modelo de sua escolha, depois poderá mudar se achar necessário.
Mensurável - você consegue determinar um valor, um tamanho, uma quantidade a ser perseguida?
Atingível - sua meta deve ser desafiadora mas alcançável, do contrário as frustrações sucessivas podem te levar a desistir da meta. Ex: pode ser frustrante você tentar ir à lua e desafiador ir à Grécia.
Relevante e no seu controle - sua meta precisa ser algo que impacte sua vida diretamente, palpável e que dependa essencialmente de você. 
Temporal - você pode estabelecer um cronograma pra chegar na meta?
Ajuste a descrição da meta até que você obtenha todas as cinco respostas afirmativas. 

4- Verifique a congruência dessas metas com seus valores pessoais. Os casos clássicos de autosabotagem acontecem quando suas metas não estão alinhadas com seus valores. Liste seus valores pessoais, aqueles princípios que você não aceita corromper. Agora submeta seus valores às suas metas e faça novo ajuste até que todos fiquem desimpedidos de conflito.

5 - Depois que você organizou seus cinco sonhos, transformou-os em metas, verificou se eles são SMART e verificou a congruência, podemos passar ao Plano de Ação. 5W2H. Outra sigla para designar uma ferramenta utilizada originalmente por empresas para fazer planejamento estratégico. O que - what, quando - when, onde - where, quem - who, por que - why, como - how, quanto - how much. 

Essa ferramenta pode ser utilizada para organizar um plano de ação para qualquer meta que seja estabelecida. Para vida pessoal (ex: comprar um AP), para a vida profissional (ex: bater a meta de vender 10 carros por mês). Para o plano de ação pessoal, podemos eliminar 2Ws. O quem - who (é você claro), e o onde - where (nesse caso é na sua vida e ponto).

6- Agora que você possui as metas e o plano de ação, tire uma cópia e entregue para alguém que você gosta e confia e estabeleça um compromisso pra gerar comprometimento. Combine um prazo pra essa pessoa te "cobrar" a execução do plano de ação. A via original você deve colocar em um lugar de visibilidade para olhar diariamente. Não deixe seus sonhos cairem no esquecimento dentro de uma gaveta. Crie o hábito de olhar pra eles e buscar!!!

Dica: se você é procrastinador(a) assumido(a), ultrapassou a fase de negação e deseja mudar isso, pode começar lançando um desafio de 30 dias entre amigos, parecido com o que foi proposto por Gisele Barreto da 2coach. Dê uma chance a si mesmo(a) porque pra correr, primeiro você precisa treinar a andar, trotar...
Visão micro do tempo... minha rotina vista na lupa!

Muito bem, agora falta montar a Agenda Semanal Extraordinária incluindo todas as ações rotineiras que te possibilitarão conquistar as suas metas.

Comece montando uma planilha com todos os dias da semana dividindo o dia em porções de meia hora. Confesso que adoro planilhas e o excel é tudo nessas horas... mas pode fazer com caneta e à mão também.


Organize nessa agenda suas prioridades, faça uma análise sincera, encare a realidade dos fatos e coloque na sua programação TODAS as ações que vão te levar à realização. Seja detalhista e se divirta. 

 

Eu gosto de pensar nisso como um jogo, que eu entro pra vencer. Todo ano estabeleço minhas metas de viagem, de poupança, de faturamento, de peso, de quilômetros na esteira... adoro essa sensação de empoderamento sobre minha própria vida. Afinal, é só sobre a minha vida que tenho controle a maior parte do tempo ;))).

 

Não esqueça de balancear sua agenda como se balanceia um prato saboroso e nutritivo. Sua vida também precisa ser saborosa e nutritiva, em outras palavras precisa ter prazer, mas também precisa te fornecer sustento, sustância. Exercícios físicos, leitura, estudo, trabalho, refeições, sair com amigos, ir ao cinema, descanso, férias, viagem... quer dizer que o seu cardápio de atividades diárias precisa contemplar a saúde, o intelecto, as relações sociais, a família, o profissional, o emocional, o lazer e até o espiritual. 

 

Eu sou da época em que se colocava os deveres como prioridade (fui educada assim fazer o quê), mas recomendo que você comece montando sua agenda pelos prazeres, de forma realista. Ter prazer na sua agenda rotineira é garantir qualidade de vida. E aí vem uma pergunta inevitável: 

 

Sua atividade profissional de hoje, está na lista do prazer ou do dever? 

Você deve estar pensando que eu sou maluca, afinal, quem trabalha com prazer? Muita gente, devo dizer. Posso começar a lista inclusive por mim. Mas aqui ninguém julga ninguém e se o trabalho está na lista do dever, vai em frente. Perceba que por prazer é diferente de com prazer...

É necessário que você faça essa distinção e eu diria que é recomendável que você encontre pelo menos razoável prazer com o que faz. Nós passamos pelo menos 1/3 do nosso dia no trabalho. É muito tempo pra desperdiçar com o que não se gosta de fazer. Reflita!

 

E se seu projeto é empreender tá esperando o quê? Se organize, planeje, marque uma data e pare de adiar. Ajuste seu consumo e gastos pra caber no seu orçamento. Não é fácil pra ninguém mas pode ser viável, depende de você. Não esqueça de estudar tudo relativo ao negócio que você quer montar antes de se demitir do emprego. Monte um plano de negócios, verifique se você está pronto e siga em frente. 

Não acabou ainda...

 

Dicas pra fazer seu dia render mais, e que ninguém tem saco pra te dar:

Controle seu acesso as redes sociais (se você está viciado em postar ou receber curtidas, precisa rever isso).
Classifique os e-mails (apenas para ciência, importante responder, delegar, deletar), fica mais fácil dar o destino. PS: Nunca jamais responda uma mensagem com raiva. 
Estabeleça horário para responder e-mails, tente zerar sua caixa todos os dias.
Para que, sua reunião ou encontro sejam producentes, evite ficar consultando o celular, isso não é sequer educado.
Combine com os membros da sua equipe e família: o WhatsApp não substitui o telefone, se o assunto for urgente, liguem! Assim você não vai se sentir compelido a conferir se tem mensagem toda hora.
Tente, mas tente muito, dar momentos de descanso pro seu HD. Desconecte-se de vez em quando. Ócio criativo funciona!

 

Consulte hoje o que está programado na sua agenda para amanhã. Tome providências. O em cima da hora pode custar mais caro.
Nada prova, de forma tão conclusiva, a habilidade de um homem para liderar outros do que o que ele faz, no dia a dia, para liderar a si mesmo.  (Thomas J. Watson)


Edição João Gonzaga de Oliveira

 

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